图1 档案管理全流程

《规范》聚焦政务信息化项目档案的 “建、管、验、交” 全流程，明确基本要求与操作标准，核心目标是保障档案真实、完整、准确、安全，为项目监管、审计、运维提供坚实依据，其适用范围覆盖新建、改建、扩建的政务信息化项目（含政府投资、政企共建、政府购买服务等类型），其他信息化项目可参照执行，同时清晰界定了政务信息化项目、参建单位、项目档案等 20 项核心术语，厘清管理边界，避免实操混淆。

文件是档案的源头，《规范》从形成、收集、整理、归档四环节提出明确要求，在形成与收集方面，文件需格式规范、签字盖章完备，归档以原件为主，复制件需加盖公章确认，重要活动、关键工序、隐蔽工程等需同步形成音视频及照片档案，由建设单位牵头收集全流程文件，参建单位按需提交，阶段性工作完成后及时收集并预立卷；整理与归档环节则需按参建单位职能、形成阶段分类，不同类型文件有明确组卷规则，编目需规范页号、档号、案卷封面等要素，且归档时限明确，如立项文件批复后归档、长周期项目可分阶段归档。

档案管理环节聚焦 “系统整理、安全保管、高效利用”，建设单位需制定分类方案，案卷按主题、阶段或时间顺序排列，永久 / 长期保存的纸质档案需数字化，委托第三方加工时必须签订保密协议，确保信息安全，数字化过程符合 DA/T31 标准；同时要建立档案利用审批制度，原件查阅限阅览室进行，需编制项目大事记、专题汇编等编研材料，建立接收、保管、利用统计台账。

附录A明确了信息化项目的项目文件归档范围和保管期见下表：

表1 政务信息化项目文件归档范围和保管期限表

《规范》构建 “条件 - 申请 - 组织 - 结论” 的验收闭环，明确移交要求，凸显档案管理的刚性约束，档案专项验收需在项目最终验收前或同步进行，未通过则不得开展最终验收；申请验收需满足项目建成达标、文件归档完成、监理审核通过、建设单位自检合格四项条件，验收由同级档案部门组织，验收组需含档案和信息化专业人员（不少于 3 人单数），流程包括首次会、现场核查、内部评议、末次会四环节；验收结论分 “通过”“基本通过需完善”“不通过” 三类，未通过者需在 30 个工作日内整改后重新申请，基本通过者需在最终验收前完成完善。

档案移交相关规定如图所示：

图2 档案移交

《规范》的三个规范性附录是实操核心工具，在使用时可参考下表：

表2 附录工具使用要点